¿Alguna vez escuchaste la frase: “Yo entiendo mi desorden”
para describir un escritorio por completo desordenado?
El orden y
limpieza del lugar de trabajo son fundamentales al momento de buscar la
eficacia de nuestras funciones. Un puesto de trabajo sucio, desordenado y
sobrecargado de elementos disruptivos nos afecta la eficiencia y la calidad
laboral. Además, conllevan al riesgo de ocasionar accidentes.
Mantener
nuestro entorno de oficina ordenado no requiere de ningún proceso
extraordinario ni difícil, solo se necesita de nuestra disposición y de
disciplina para hacerlo un hábito, pues ¿sabías que está comprobado que se
requiere de tan solo 21 días para crear un nuevo hábito en nuestra vida diaria?
Una de las metodologías más conocidas
es las 5S, heredada por la Toyota, la cual contempla 5 puntos clave. Veamos
cada uno:
Seiri: Separar los
elementos necesarios.
Significa separar las cosas
necesarias y las que no lo son. Asimismo debemos preguntarnos: ¿Qué debo botar
a la basura? ¿Qué debo guardar? ¿Esto puede ser útil para otra persona o
departamento? ¿Qué puedo vender?
También esta fase nos funciona para
clasificar los residuos, ya sean de plástico, metal, papeles, etc. Aunado a
esto, contribuimos con el medio ambiente.
Seiton: Situar
elementos necesarios.
Una vez tengas todos los elementos
necesarios en el puesto de trabajo y se haya separado/botado lo innecesario, se
deben situarlos y ordenarlos en una forma adecuada. Esto nos ayuda a la hora de
una mudanza el proceso de traslado.
En este punto nos podemos preguntar:
¿de qué manera podemos reducir la cantidad que tenemos? ¿Qué cosas realmente no
son necesarias a la mano? ¿Cuál es el mejor lugar para ellas?
Seiso: Limpieza
La limpieza es una tarea de todos. Mantener
limpio el teclado, el escritorio, no acumular basura y mantener todo ordenado
está bajo nuestra responsabilidad y favorece la eficiencia y la calidad del
trabajo. Recuerda que un puesto limpio es fundamental para la imagen interna y
externa de una empresa.
Seiketsu: Higiene y
visualización.
Debe evitar la suciedad, mantener una
limpieza y un orden en el puesto de trabajo. Para esto, se pueden enviar
recordatorios sobre requisitos de la limpieza, avisos que ayuden a las personas
a evitar errores en las operaciones de sus lugares de trabajo, etc.
Estos medios de comunicación llamados
“recordatorios” y “avisos” deben ser visibles, se pueden colocar en las
carteleras ubicadas en los pasillos, también en los baños, emitir correos, etc.
Shitsuke: Compromiso y
disciplina
Propone la mejora continua y de hacer
un hábito las 4S anteriores, es decir, se trata de aplicar el ciclo anterior
una y otra vez para ir perfeccionando cada vez más los detalles. Recordándonos
que siempre se puede mejorar, porque al paso del tiempo van surgiendo nuevas
necesidades o condiciones a los que hay que darle solución.
¿Qué logramos con el
uso de las 5S en nuestro puesto de trabajo?
- Más espacio
- Orgullo en el lugar que se trabaja
- Mejor imagen ante nuestros clientes y jefes
- Mayor cooperación
- Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas
- Mayor conocimiento del puestoLos estudios estadísticos en las empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema demuestran que la aplicación de las 3 primeras S:
- Redujo un 40% de sus costos en mantenimiento.
- Redujo el 70% de número de accidentes
- Incrementó un 10% de la fiabilidad del equipo
En definitiva, el orden y
la limpieza de nuestro puesto de trabajo nos definen como personas y las 5S son
el mejor ejemplo de compromiso y calidad para la empresa que laboramos. Si
todos las ponemos en práctica, todos nos veremos beneficiados. No dudes que tu
solo eres quien puede convertir tu puesto de trabajo en el mejor lugar de vida
para ti.
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